Pre Opening-Begleitung
Bereits vor der Eröffnung eines Unternehmens stehen wir bei der Organisation der administrativen Abläufe zur Seite. Darüber hinaus planen wir mit Ihren oder unseren Architekten/Partnern die Infrastruktur und leiten notwendige Maßnahmen wie zum Beispiel die Erstellung einer OE Liste („operating equipment“) etc. ein. So werden in dieser Phase die wichtigsten betriebswirtschaftlichen und operativen Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start gelegt.
Marketingerfahrung aus der Konzernhotellerie und ökonomisch effektive Marketingtools stellen wir gesondert zur Verfügung (mehr dazu unter dem Punkt Marketing).
Ein Front-Office-Informationssystem wird installiert, individuell nach den Bedürfnissen des Betriebes. Zusätzlich erstellen wir das Pre-Opening-Budget bzw. unterstützen bei der Erstellung eines operativen Budgets für das erste Wirtschaftsjahr. Klare administrative Abläufe in allen Abteilungen werden definiert.
Wir bringen die Erfahrung von zahlreichen erfolgreich eröffneten Hotel- bzw. Gastronomiebetrieben mit und können Ihnen dadurch klar zum Vorteil verhelfen sowie unnötige Investitionen ersparen.
Inhalte unserer Tätigkeit
- Standortanalyse
- Objektanalyse
- Konzepterarbeitung / Umsetzungsplanung
- Erstellen eines Marketingplanes
- Entwicklung CI / CD
- Erarbeitung eines Budgets
- Angebotsbeschaffung sämtlicher benötigter Materialien
- Bestellwesen mit Terminierung
- Investitionskontrolle
- Gestaltungsberatung
- Hoteleinrichtung / Einrichtungskoordination
- Teilnahme an Baubesprechungen
- Mitarbeiterauswahl, Einweisung und weitere Begleitung der Hotelleitung bzw. Direktion
- Festlegen und Festschreiben von Qualitätsstandards
- Festlegung von Organisationsabläufen
- Aufbau einer Ablauforganisation
- Kontinuierliche Kostenkontrolle anhand des Pre-Opening-Budgets
- Eröffnungsvorbereitung
- Betreuung während der Eröffnungsphase
P.O. Manager von uns zur Verfügung gestellt!
Das Hotel bzw. der gastronomische Betrieb erstrahlt in vollem Glanz, die Grand Opening Ceremony ist perfekt organisiert. Die Eigentümer und die eingeladenen Ehrengäste sind hoch zufrieden. Die Mitarbeiter sind gut geschult und glücklich, die Endreinigungsarbeiten hinter sich gebracht zu haben und sich endlich um reale Gäste kümmern zu können. Die Anfangsauslastung des Betriebes entspricht exakt dem erstellten Budget für das erste Jahr. Schlichtweg eine gelungene Eröffnung eines neuen Beherbergungsbetriebes und eine Bereicherung der touristischen Gegebenheiten der betroffenen Region.
Um all diese positiven Aspekte zu ermöglichen, ist eine bestens organisierte und perfekte Pre-Opening-Zeit erforderlich. Hier ist eine Person mit Ihrem Team am Arbeiten, die das Pre-Opening im Bereich Operation leitet und den Betrieb und seine Mitarbeiter in die erarbeitete Richtung leitet (Philosophie und Zielgruppe eines Unternehmens) – der Pre Opening Manager (P.O.M.).
Die Position des P.O.M. ist die eines Verbindungsgliedes zwischen Eigentümern, Konstruktionsfirma und Architekten sowie den örtlichen Behörden. Die Aufgabe des P.O.M. ist es, die Visionen und Vorstellungen der Eigentümer oder Betreiberfirma in die Realität umzusetzen und das Unternehmen zu einem effizienten, qualitäts- und kostenorientierten sowie der Klassifizierung entsprechenden Betrieb aufzubauen. Der P.O.M. ist in seiner Position während dieser Zeit für den gesamten Aufbau des Betriebes zuständig und verantwortlich. Sei es die Erstellung der entsprechenden Manuals und Mitarbeiterhandbücher sowie deren Umsetzung, die Festlegung des gesamten organisatorischen Ablaufes mit Zeit- und Durchführungsvorgaben sowie eines Gesamtkonzeptes, die Rekrutierung des Mitarbeiterstabes einschließlich der zukünftigen Managementebene (nach der Eröffnung als Mitarbeiter im Betrieb eingesetzt) sowie dessen Trainingsprogramm.
Der Aufbau sämtlicher Departments ist genauso eine Selbstverständlichkeit wie die Erstellung von Budgets, die permanente Kontrolle seiner Mitarbeiter anhand der delegierten Aufgaben oder die vertraglichen Vereinbarungen mit Lieferanten und Reiseveranstaltern. Unabdingbar ist auch die Mitsprache bei den verwendeten Materialien und Ausstattungselementen des Betriebes in Bezug auf spätere Pflege und Reinigung sowie der Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien in Zusammenarbeit mit den Architekten und Designern sowie die Einhaltung des vorgegebenen Budgetrahmens.
(Quelle:Rolling Pin)